[COMMUNIQUÉ] offre d’emploi

1. INTITULE DE LA FONCTION

Assistant administratif et logistique Antenne Tambacounda du Projet SEN/801,

2. REGION / LIEU DE TRAVAIL
Régions : Tambacounda
Lieu de travail : Bureau Antenne du Projet SEN/801, Tambacounda
Durée du Contrat: CDD de deux (02) ans avec une période d’essai de 01 mois Date de démarrage : 15 février 2017

3. POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME

L’Assistant Administratif et Logistique travaillera sous la supervision du chef d’antenne.

4. RESPONSABILITES ET TACHES PRINCIPALES

L’Assistant Administratif et Logistique effectuera les tâches et activités suivantes :

Suivi Administratif

• Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes ;
• Traiter le courrier (réception, dispatching, départ), recevoir filtrer et transmettre des communications

  téléphoniques, recevoir des messages et les communiquer ;

• Rassembler, mettre en forme et assurer la totalité du traitement des informations (saisie,

  mémorisation, diffusion) ;

• Tenir le planning des rendez-vous et gérer les contacts des experts : réunions, déplacements ;
• Hiérarchiser l’urgence des demandes ;
• Exploiter les banques de données et les ressources de l’Internet ;
• Accueillir et orienter les visiteurs ;
• Traiter le courrier in et out comme stipulé dans le Manuel du Bureau Régional à travers la Q Base ;
• Envoyer et réceptionner les fax et les courriers rapides ;
• Classer des documents suivant les procédures de LuxDev ;
• Organiser des missions : billets d’avion, réservations d’hôtel, gestion des véhicules, … ;
• Etablir les fiches de missions sur la base des instructions du RAF et du chef d’antenne
• Informer les experts pendant leurs missions, en fonction du degré d’importance et d’urgence des

  appels, du courrier et des mails ;

• Gérer les relations avec les fournisseurs : demande de cotation et préparation des bons de

  commandes

• Gérer les consommables bureautiques et la cafeteria ;

• Gérer les archives ;
• Suivre les démarches administratives

  Suivi Logistique

• S’assurer du bon entretien du véhicule ;
• Gestion planning du véhicule ;
• Gestion de carte carburant du véhicule ;
• S’assurer de la sécurité des véhicules ;
• Suivi planning maintenance du matériel de bureau ;
• Gestion de la petite caisse (suivi des dépenses du bureau, inventaire mensuel ou inopiné) ;
• Transmettre chaque semaine au chef d’antenne le fichier de suivi de la petite caisse accompagnée

  des pièces justificatives ;

• Fournir un rapport logistique trimestriellement au chef d’antenne et au RAF ;
• Aider l’antenne en matière d’installation, de règle de sécurité, etc. ;
• Appuyer le chef d’antenne dans l’élaboration des budgets prévisionnels de fonctionnement dans

  ses domaines de responsabilité (mensuel et annuel).

  DIVERS

• Gérer toute autre activité confiée par le chef d’antenne et entrant dans le cadre de sa fonction 5. COMMUNICATIONS

•

• •

6. 6.1

6.2

A des contacts journaliers avec les experts dans le cadre de la recherche de conseils et d’appui dans la réalisation de sa mission ;

A des contacts variés avec l’assistante administrative et logistique du bureau de Dakar ;

A des contacts réguliers avec les fournisseurs dans le cadre des achats pour le bureau et de l’organisation des missions.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE Formation

Niveau bac + 2 minimum, dans un domaine pertinent

Expériences

Avoir 5 ans d’expérience dans le domaine de l’assistanat de direction et/ou le suivi logistique. Résider dans l’une des régions de la zone de concentration opérationnelle de l’antenne.

Disposer d’une bonne connaissance des régions et des langues locales.
Date limite des candidatures : 26 janvier 2017 à 18 heures
Prière d’envoyer une lettre de motivation et CV en français, par e-mail à l’adresse sen801@luxdev.lu

Seuls les candidats retenus pour les tests seront contactés.